Formatieplanning

Het realiseren van de organisatiedoelen vraagt om het nemen van verantwoorde beslissingen zodat het personeelsbestand zich in de juiste richting ontwikkelt. Hiervoor is een goede monitoring van het personeelsbestand en bijbehorende analyse van de kenmerken van het personeelsbestand noodzakelijk. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen kwalitatieve en kwantitatieve analyse. De kwantitatieve analyse omvat onder andere meetbare aspecten zoals hoe de personeelsformatie is samengesteld, in welke richting het zich ontwikkeld en met welke taken medewerkers zich bezig houden. In deze training wordt ingegaan op de instrumenten functievorming en de taak-tijdanalyse op basis waarvan een vertaalslag gemaakt kan worden naar Fte’s (full time equivalent oftewel fulltime formatieplaats). Het doel hiervan is om het personeelsbestand in lijn te brengen met de strategie van de organisatie.

Inhoud
In de training wordt het startpunt gelegd bij functievorming. Een helder beeld van de kerntaken binnen de organisatie is essentieel voor het opstellen van de formatieplanning. Vervolgens wordt ingegaan op formatieplanning, waarbij een methodiek wordt aangereikt.

Functievorming omvat de tools voor het analyseren van een takenpakket. Dit onderdeel is vooral gericht op het bijbrengen van de vaardigheden in het abstraheren van de kerntaken en resultatengebieden binnen de organisatie gelet op de processen, en de vertaling daarvan naar functies. Deze analyse is van belang omdat dit input verschaft voor de formatieplanning.

Bij de Formatieplanning wordt de nadruk gelegd op:

  • het analyseren van de huidige workforce: beschikbare bruto en netto capaciteit, vertaalslag naar Fte’s, analyse van mutaties als gevolg van instroom, doorstroom en uitstroom.
  • het prognosticeren van de werklast gelet op de strategie voor de komende periode en een vertaalslag naar benodigde workforce in FTE.
  • Het evalueren van de verdeling van Fte’s gekoppeld aan kerntaken over functies.
  • Gap-analyse en maatregelen om de personeelsformatie in de gewenste richting te sturen.

Werkwijze
De training bestaat uit drie dagdelen van elk 4 uren. In de eerste twee dagdelen komen de methodieken voor functievorming en formatieplanning aan de orde. Hierbij zal geoefend worden in het hanteren van de tools. In het derde dagdeel voeren de deelnemers een reële analyse uit van een afdeling binnen hun eigen organisatie, waarbij begeleiding gegeven zal worden. Voor de formatieplanning zal de trainer een systeem (Excel tool met instructies) ontwikkelen, de deelnemers krijgen het systeem digitaal mee.

Resultaten van de training:

  • De deelnemers beschikken over tools om de kerntaken en resultaatgebieden binnen de organisatie vast te stellen en verdelen over functies.
  • De deelnemers beheersen een methodiek voor het uitvoeren van een formatieplanning en zodoende de ontwikkeling van het personeelsbestand gericht te sturen gelet op de strategische richting.

Doelgroep:
HR managers, HR officers en overige betrokkenen bij formatieplanning en functievorming.